A secretaria escolar é o setor responsável diretamente pela Secretaria da Unidade Educativa. O seu papel está direcionado para o bom funcionamento da escola, a fim de manter organizada e bem preservada toda documentação escolar, seja digitalizada ou escrita.
O profissional dessa área tem interação direta e indireta com todos os profissionais de diferentes setores da escola, isso faz com que a amplitude de suas funções se aplique em diferentes âmbitos escolares.
A Secretaria de uma escola reúne seus objetivos e responsabilidades através do trabalho coletivo. Isso inclui funções e atividades de todos os membros relacionados às tarefas.
Assim, o secretário escolar deve estar bem-preparado para exercer as funções no meio coletivo e realizar atividades de organização da documentação escolar. Sua capacitação e conhecimentos são indispensáveis.
Sua função tem maiores responsabilidades que exigem treinamento e uma capacitação bem direcionada. Conheça a seguir mais sobre a função do secretário escolar e como conseguir sua formação da melhor forma atualmente.
A função do Secretário Escolar
O profissional responsável pela secretaria deve manter um trabalho dinâmico e eficiente, exercendo a organização dos documentos e fornecendo qualquer informação necessária que seja solicitada por outros setores da escola.
Além disso, o secretário deve compreender como organizar e diferenciar leis, decretos, correspondências, portarias, circulares e outros arquivos que são de extrema importância para a permanência legal da instituição.
O processo de arquivação também precisa de atenção, e o profissional deve estar atento e ser devidamente capacitado para que não haja maiores problemas ou entre esses arquivos essenciais, uma possível omissão de dados ou até mesmo a falsificação.
Como funciona a Secretaria Escolar
Esse é o departamento que assume a responsabilidade de manter em ordem a documentação, escrituração e arquivos importantes da escola. Ele concede à escola o suporte necessário para que a escola funcione sem maiores problemas, e que tudo esteja em ordem.
Além disso, a secretaria deve garantir que pessoas estranhas, que não fazem parte da equipe tenham o acesso a esses documentos sem a autorização devida, visto que esses arquivos devem ser preservados e mantidos em segurança. Isso porque todos os trabalhos que estão sob sua responsabilidade dão valor legal à ação da escola.
É importante lembrar que a secretaria escolar é uma parte fundamental da engrenagem da escola, visto que o contato primário que os pais fazem com a instituição é feito pessoalmente ou através de ligações que são atendidas pela Secretaria da escola.
Atribuições do Secretário Escolar
Dentre as atividades que um secretário escolar exerce na secretaria, a principal delas é coordenar e executar todas as tarefas decorrentes e necessárias dentro da secretaria. Manter tudo em ordem deve ser o foco principal para que outras tarefas sejam concluídas sem maiores problemas.
Também, o secretário escolar deve manter em ordem o arquivo escolar, o protocolo, a série/escola e o registro de assentamento de todos os alunos. Isso deve ser feito para que em qualquer época, possam ser realizadas tanto a autenticidade dos documentos escolares do aluno quanto sua identidade e regularidade de vida escolar.
Todos os regulamentos, portarias, diretrizes, leis, circulares e demais documentos devem estar em dia e bem-organizados, e o profissional deve deixar tudo devidamente arquivado e de fácil acesso para quando for preciso encontrá-los.
Outra função do secretário escolar é efetuar Relatório de processos que devem ser encaminhados às autoridades superiores, que estejam relacionados com a escola. Também documentos que precisam ser assinados, deverão ser apresentados ao diretor da escola pelo secretário.
Todas as datas e termos devem ser lavados nos livros próprios para isto, assim o secretário deve redigir toda a correspondência que lhe for confiada e garantir que tudo seja feito corretamente.
Além disso, o secretário deve supervisionar e coordenar todas as atividades referentes a transferência, adaptação, matrícula e conclusão de curso de todos os alunos.
Ele deve também zelar para que todos os materiais distribuídos à secretaria sejam adequadamente conservados, e manter em sigilo assuntos referentes ao serviço.
O papel de responder ao Censo Escolar Anual também é do secretário escolar, e isso deve ser feito manualmente (a forma mais tradicional) ou digitalizada. O arquivo digital sobre o sistema de gestão da escola deve ser gerado e enviado para o Censo.
O secretário deve ter em mente que a secretaria da escola tem como função uma atuação abrangente e centralizadora dentro do âmbito escolar, isso porque seu setor está diretamente relacionado com os outros setores que estão envolvidos com o processo pedagógico e vida escolar de todos os alunos.
Por isso, o profissional deverá estar bem-preparado para lidar com esse ambiente, além de ser facilmente adaptável a novas tecnologias de comunicação e informação, podendo lidar com sistemas diferentes de gestão escolar, aplicativos escolares e também portais online.
Formação em Secretariado Escolar
Para se tornar um secretário escolar você pode fazer um curso profissionalizante que te prepare para essa função atendendo a todas as demandas que o secretário deve exercer.
Isso inclui o bom preparo, tanto pedagógico quanto aos sistemas que ele terá de usar dentro da escola para efetuar seu trabalho de gestão de documentos e inclusão, entrada e saída de alunos.
Nesse sentido, o Bolsa Educacional oferece um programa de estudos através de cursos profissionalizantes online sem mensalidade. Esse programa é ideal para novos profissionais que desejam ingressar rapidamente no mercado de trabalho, mas prezam pelo bom preparo e ensino de qualidade.
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